Sabemos que em alguns momentos, trocar de contador é a única saída, mas afinal, quando e como trocar de contabilidade?
Se assim como muitos empresários e empreendedores, você também possui esse tipo de dúvida, saiba que você chegou ao lugar certo.
Neste conteúdo, a Citz Contabilidadevai apresentar todos os detalhes sobre a troca de contabilidade, incluindo o momento ideal e o passo a passo completo para colocar a mudança em prática.
Deseja saber mais sobre o tema e esclarecer todas as suas dúvidas, sem qualquer tipo de complicação? Continue conosco e acompanhe este conteúdo até o final.
Quando trocar de contabilidade?
Naturalmente, quando você contratou o seu atual serviço de contabilidade, você não pensava em trocar de contadorem algum momento no futuro.
Normalmente, a parceria entre o contador e o empresário é duradoura e permanente, uma vez que toda e qualquer empresa, independente do seu porte, precisa manter sua contabilidade em dia.
No entanto, sabemos que ao longo do caminho algumas situações imprevistas podem acontecer, despertando uma necessidade de trocar de contador.
Mas, afinal, qual é o momento certo para trocar de contabilidade?
Como regra geral, você pode trocar de contabilidade a qualquer momento, contudo, existem alguns sinais que indicam a necessidade e urgência de tomar essa decisão.
1.Baixa qualidade do atendimento
Como parceira das empresas, a contabilidade precisa oferecer um atendimento ágil e contar com profissionais à disposição para esclarecer todas as possíveis dúvidas dos seus clientes.
Diante desta condição, o ideal é que o escritório de contabilidade forneça diferentes canais de contato aos clientes, incluindo: telefone, e-mail e WhatsApp. Além disso, o retorno às solicitações deve ser realizado de forma breve e objetiva.
Por sua vez, quando isso não acontece e o atendimento deixa a desejar, temos o primeiro sinal de que é hora de trocar de contabilidade.
2.Atraso na entrega de obrigações
Para que mantenham suas operações em dia com o fisco, as empresas precisam cumprir uma série de obrigatoriedades, boa parte delas com prazos que precisam ser observados.
Por sua vez, quando esses prazos não são observados, a empresa fica sujeita ao pagamento de juros por atraso e a aplicação de uma série de penalidades por parte do fisco, incluindo multas e até mesmo a suspensão do CNPJ.
Sabendo disso, a contabilidade deve transmitir as declarações ao fisco dentro do prazo definido pela legislação e enviar para o cliente, as guias para pagamento de impostos com antecedência.
Sua contabilidade tem descumprido prazos, atrasando o envio de declarações, guias e outros documentos da sua empresa? Se a sua resposta foi “Sim”, temos mais um indicativo de que é hora de trocar de contabilidade.
Para que a sua empresa cresça e mantenha todas as obrigações em dia com o fisco, evitando multas e sanções, a organização da contabilidade e o respeito aos prazos devidos é fundamental.
3.Erros de cálculo frequentes
Quando falamos de contabilidade, existem alguns erros que podem custar muito caro e gerar uma enorme dor de cabeça para o empresário.
Sabendo disso, o contador precisa ter atenção e cuidado redobrado ao realizar cálculos e apurações que envolvam recursos financeiros, como por exemplo, impostos e folha de pagamento.
Erros de cálculo na apuração de impostos podem fazer com que a sua empresa pague mais tributos que o necessário, comprometendo a margem de lucro e suas atividades.
Por outro lado, erros de cálculo na folha de pagamento podem prejudicar funcionários e gerar processos judiciais na esfera trabalhista.
Diante desse cenário, precisamos perguntar: seu contador comete erros de cálculo com certa frequência?
Se a sua resposta foi “Sim”, não tenha dúvidas, é hora de trocar de contabilidade.
4.Falta de atualização
A legislação contábil, fiscal e trabalhista passa por atualizações constantes, exigindo que os profissionais que atuam na contabilidade mantenham-se em constante atualização.
Quando o contador não procura se manter atualizado, quem paga o preço são os seus clientes, uma vez que ficam submetidos ao risco de perder algum benefício concedido pelo Governo ou até mesmo deixar de entregar novas declarações, sujeitando-se ao pagamento de multas.
Um bom contador é aquele que se mantém atualizado e está preparado para responder todas as dúvidas dos seus clientes, inclusive sobre novidades da legislação.
Você percebe que o seu contador parou literalmente no tempo e não está atualizado em relação à legislação ou novidades do mercado contábil? Então, não tenha dúvidas, é hora de trocar de contabilidade.
5.Dificuldade para acessar documentos
Durante muito tempo, os serviços contábeis foram sinônimo de papelada e burocracia. Além disso, para trocar documentos com o contador, os empresários precisavam se dirigir pessoalmente aos escritórios.
No entanto, com o avanço da tecnologia as coisas mudaram bastante e a papelada começou a ser abolida, dando origem aos documentos digitais, como por exemplo, os PDFs.
Desde então, a contabilidade passou a ser mais dinâmica, fornecendo aos seus clientes, ferramentas para a troca de documentos e informações através da internet de forma ágil e dinâmica.
Atualmente, com a ajuda da internet, as empresas podem consultar guias para pagamento de impostos, folha de pagamento, balanços e outros documentos de qualquer hora e a qualquer lugar.
Sua contabilidade ainda não disponibiliza uma ferramenta web para troca de informações, documentos e consultas? Se a sua resposta foi “Sim”, comece a procurar um escritório de contabilidade digital.
Como trocar de contabilidade?
Se por algum motivo, você precisa trocar de contabilidade, mas não sabe por onde começar. Confira o passo a passo e veja o que é preciso para trocar de contador.
Para começar, é importante que você saiba que a troca de contador é um direito da empresa, ou seja, contratante dos serviços, e, portanto, não deve ser sinal de constrangimento para as partes envolvidas.
Oescritório de contabilidadeé um prestador de serviços, e como qualquer outro, pode ser substituído quando deixa a desejar em algum aspecto.
No entanto, para evitar qualquer tipo de transtorno, é muito importante que você observe os itens do passo a passo abaixo.
1.Verifique o contrato de prestação de serviços
O primeiro passo para trocar de contabilidade é consultar o contrato de prestação de serviços celebrado entre a sua empresa e o escritório de contabilidade.
Verifique se existe algum tipo de multa relacionada a um possível distrato ou período de aviso prévio. Observe também, quais são as hipóteses que permitem o cancelamento sem pagamento de multas, como por exemplo, a comprovada ineficiência na prestação dos serviços.
Por sua vez, caso o contrato entre a sua empresa e o seu contador não conte com multas ou exigência de aviso prévio, relacionado ao cancelamento dos serviços, basta comunicar sua decisão ao contador.
2.Comunique a decisão ao seu contador
Após observar e ler atentamente o contrato, tendo a certeza de que não existem impeditivos, comunique a decisão ao seu atual contador, agradecendo o mesmo pelos serviços prestados até então.
Para que seja possível resguardar ambas as partes, é fundamental que essa decisão seja documentada por meios oficiais, como um e-mail e contrato de distrato.
Ao enviar um pedido de distrato, procure ser cordial, informando o motivo do cancelamento dos serviços e a data para encerramento da prestação de serviços.
Além disso, solicite o envio das informações e documentos da empresa, como também, do contrato de distrato, que deve ser assinado por ambas as partes.
3.Leia e assine o distrato
Após receber o distrato, leia o documento para verificar se está tudo especificado dentro do que foi acertado entre as partes e assine o documento em duas vias. Uma das vias (assinada pelo contador) deve ficar com você e a outra com o contador.
Neste ato, você também deve acertar os honorários pendentes caso existam, ou negociar com o contador o parcelamento e condições para pagamento dos possíveis valores em aberto.
4.Encontre um novo serviço de contabilidade
Por fim, você deve pesquisar bastante e escolher um novo escritório de contabilidade para atender a sua empresa. Durante esta etapa, observe os seguintes itens:
- Procure referências sobre o novo contador;
- Veja se o contador possui registro no CRC – Conselho Regional de Contabilidade;
- Verifique os planos e serviços ofertados;
- Certifique-se quanto aos canais de atendimento disponibilizados;
- Veja se o novo contador disponibiliza ferramentas web para troca de informações.
Observados os itens, contrate o novo contador e forneça todas as informações e documentos pertinentes.
Também é importante que o novo contador faça uma verdadeira varredura na situação fiscal e contábil da empresa, certificando-se de que não existem pendências a serem resolvidas.
Conheça a Citz Contabilidade
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Trocar de contador pode ser muito mais fácil do que você imagina!
A Citz Contabilidade oferece todo o suporte e assessoria que você precisa para trocar de contador, entre em contato conosco e falar com um dos nossos especialistas.
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