Você sabe o que é fluxo de caixa? Você sabe porque mantê-lo sob controle é algo tão importante para uma empresa, podendo ser fundamental para o seu sucesso?
Muitos empresários, por desconhecimento ou falta de planejamento, acabam não dando a devida atenção a esse tipo de controle. Mas isso está errado.
Por isso, com essa questão em mente, hoje nós iremos falar sobre o que é o fluxo de caixa e como ser capaz de controlá-lo de forma eficiente. Acompanhe o conteúdo até o fim!
O que é fluxo de caixa?
Primeiramente vamos explicar a definição do fluxo de caixa. Partindo do seu nome, fluxo se refere à movimento, caixa é a denominação do dinheiro que a empresa tem.
Fluxo de caixa, portanto, é a movimentação do dinheiro da empresa. Mas para onde esse dinheiro vai? Para dentro e para fora da empresa. Chamamos de entradas e saídas.
Todo dinheiro que sai da empresa é usado para pagar contas, ou seja, fazer compra de produtos ou materiais, quitar débitos, arcar com impostos, salários, encargos e etc.
Todo dinheiro que entra na empresa, por sua vez, é advindo do pagamento de clientes, de aportes dos sócios ou de direitos adquiridos de recebimento de dívidas passadas.
Se o dinheiro está entrando na empresa como resultado das suas operações, isso indica que a empresa tem um faturamento. No entanto, é importante descobrir se ela tem lucro.
Para saber se as operações da empresa lhe proporcionam saúde financeira, deve-se medir a quantidade de saídas e entradas. Em outras palavras, deve-se fazer o fluxo de caixa.
Por que ter controle sobre o fluxo de caixa?
Controlar o fluxo de caixa é algo que toda empresa deve fazer para ser capaz de tomar decisões administrativas calcadas na realidade e nos fatos.
Como será possível definir quanto dinheiro deve ser usado para se investir, se o administrador da companhia não sabe quanto dinheiro lhe sobra todo mês?
Infelizmente, muitos empreendedores de primeira viagem acabam não fazendo o controle adequado das entradas e saídas, usando apenas de sua própria intuição.
O problema é que, nesses casos, é bastante comum deixar de fora despesas pequenas que se acumulam e, sem perceber, comprometem a saúde financeira da companhia.
Controlar o fluxo de caixa é uma tarefa que dá trabalho e precisa ser feita de forma responsável. Nem um centavo deve ser deixado sem explicação.
Além do mais, sem o controle adequado do fluxo de caixa, não há como saber com exatidão qual é a efetividade das decisões administrativas tomadas pela gerência da companhia.
4 passos para montar um fluxo de caixa
Agora que você já sabe o que é fluxo de caixa e porque é tão importante controlá-lo, veja esse pequeno guia com 4 passos para montar um fluxo eficiente de caixa.
1. Defina como será feito o controle do fluxo de caixa
A primeira coisa que deve ser feita é a definição de como o controle de caixa será feito. Vale destacar que existem controles manuais e controles informáticos.
No entanto, já vamos deixar claro: fazer o controle do fluxo de caixa de forma manual é quase tão eficiente quanto não fazer controle de caixa algum.
A verdade é que as pessoas cometem erros. E quando falamos sobre o fluxo de dinheiro de uma empresa, a chance de se perder com tantos números é grande.
Considere ainda o tempo que será desperdiçado fazendo todo esse controle de forma manual. Ou mesmo também o dinheiro gasto com um funcionário só para isso.
Hoje em dia o administrador de uma empresa possui muitas soluções mais eficientes. As mais comuns utilizadas para o controle de fluxo de caixa são:
- Planilhas de Excel (ou outro gerador de planilhas);
- Programas e aplicativos que automatizam o processo.
A principal diferença entre ambas é que, no caso das planilhas, ainda será necessário algum trabalho e o processo pode ser mais lento. Porém, é uma solução gratuita.
Já os programas e aplicativos são, em sua maioria, pagos. Todavia, a eficiência e confiabilidade do processo é muito maior, o que os torna um investimento.
2. Verifique as informações necessárias para o fluxo de caixa
Para que o controle do fluxo do caixa da sua empresa seja feito de forma correta, é muito importante se atentar aos dados que são imprescindíveis para esse controle.
Veja o que não pode faltar no seu controle de fluxo de caixa:
- Saldo inicial: É o saldo do mês anterior que deve iniciar o mês posterior;
- Tipo de lançamento: Deve estar claro se é uma entrada ou saída;
- Valor: O valor exato do lançamento sem arredondamentos;
- Data: Todas as entradas e saídas devem ser marcadas com datas;
- Descrição: Referente a conta de luz, salários, depósito de cheque, juros e etc;
- Saldo: O resultado da soma de entradas e saídas, considerando o saldo inicial;
- Saldo final: Trata-se do resultado final do caixa no mês.
Lembre-se que para um fluxo de caixa ser eficiente, ele precisa considerar todo e qualquer valor, por mínimo que seja.
3. Separe e organize todas as entradas
Uma empresa pode ter muitas fontes de recursos diferentes e isso precisa estar muito bem separado e categorizado. Inclusive, separamos as entradas de duas formas:
- Todos os recursos financeiros que são recebidos à vista e entrada imediatamente após o pagamento do cliente;
- Todos os recursos financeiros que serão recebidos no futuro, pagos em cartões de crédito e cheques pré-datados. Chamamos de “contas a receber”.
Vale destacar que as contas a receber só devem ser contabilizadas no fluxo de caixa exatamente no dia em que elas entrarem na conta, e não no dia que o cliente pagou.
Considere, todavia, que contas a receber podem ser antecipadas. Nesse caso, considere a data para qual os recursos foram antecipados e caíram na conta.
Também é importante organizar muito bem qual é a natureza das entradas. Empresas também podem receber dinheiro de aplicações, aporte de sócios ou direitos creditórios.
4. Separe e organize todas as saídas
Tal como as entradas, as saídas de uma empresa podem ser bastante diversas. E a sua categorização é ainda mais importante que a das entradas.
Todavia, assim como as entradas, as saídas também são divididas em:
- Tudo que sai do caixa da empresa diariamente em função do pagamento de despesas operacionais recorrentes;
- Todos os valores que a empresa sabe que terá de pagar no futuro, tais como salários e dívidas parcelas. Chamamos de “contas a pagar”.
Assim como no caso das entradas, as contas a pagar só devem ser registradas no fluxo de caixa no dia em que elas efetivamente forem pagas.
Considere também a importância de provisionar dinheiro para as contas futuras, evitando assim possíveis gargalos que podem atrapalhar o bom funcionamento da companhia.
Benefícios de ter um fluxo de caixa organizado
Você sabe quais são os benefícios de ter um fluxo de caixa organizado? Caso ainda não tenha ficado claro, veja abaixo uma pequena lista que fizemos:
- Ajuda a empresa a ter um melhor controle sobre as despesas;
- Tornas as receitas muito mais previsíveis;
- Receitas e despesas controladas ajudam na tomada de decisão;
- Torna-se mais fácil se planejar a longo prazo;
- Planejamento a longo prazo evita contração de empréstimos e endividamento;
- A empresa irá saber qual a melhor hora de investir ou cortar gastos.
Cada empresa, entretanto, possui uma natureza operacional e condições que a tornam única e, portanto, não se pode esperar os mesmos resultados no mesmo espaço de tempo.
Inclusive, empresas que nunca controlaram o seu fluxo de caixa antes, poderão se assustar com as suas descobertas, e perceber o quanto de dinheiro vai para o ralo todos os meses.
Algo que precisa ser esclarecido é que, muitas vezes, será necessário fazer mudanças drásticas na forma como a empresa funciona. Mudanças que podem levar tempo.
Modelo de controle de fluxo de caixa
Agora veja logo abaixo um exemplo de como é feito um controle de fluxo de caixa:
Gostou de aprender mais sobre o que é como controlar o fluxo de caixa? Então aproveite e venha conhecer os serviços da CITZ Contabilidade.
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